Czytnik kodów kreskowych i lepsze metody.

Od momentu dostępności czytników laserowych oferujemy kompletne rozwiązania przyśpieszające proces potwierdzania wpłat w programach ZBYT WODY, ZBYT GAZU, WYWÓZ NIECZYSTOŚCI, KASA/BANK. 

Całość rozwiązania jest łatwa do wdrożenia i bardzo szybko widać efekty automatycznego nanoszenia wpłat. Pracochłonność procesu spada, występuje mniej błędów, zyskujemy czas na wykonywanie innych czynności, na które do tej pory zawsze brakowało czasu.

Po pojawieniu się usług bankowości elektronicznej umożliwiliśmy wykorzystanie tego udogodnienia również w naszych systemach rozliczeniowych.

Wszyscy dotychczasowi użytkownicy twierdzą, że zysk na czasie i poprawności wykonywania potwierdzeń wpłat jest niesamowity - kilkaset wpłat rozksięgowuje się w minuty !!

Automatyzacja wprowadzania wpłat do systemów rozliczeniowych jest możliwa na kilku poziomach. Konkretna realizacja, czyli przyjęcie wariantu rozwiązania jest uzależnione od organizacji pracy, strategicznych decyzji Dyrekcji/Księgowości, przepływu dokumentów pomiędzy odpowiednimi działami w zakładzie, zainstalowanego oprogramowania a nawet od układu lokalowego.

Proces automatyzacji wpłat można wdrażać na różnych poziomach:

1./Poziom automatyzacji ręcznej - programy KASA i BANK

• automatyzacja bezpośrednia na poziomie stanowiska potwierdzania wpłat w systemach rozliczeniowych ZBYT / WYWÓZ /CIEPŁO/ GAZ/ FAKTUROWANIE
• wykorzystanie kodów kreskowych na odcinkach zapłat gotówkowych.
• wczytywanie danych z pliku z niezależnego programu KASA i BANK

(każde z powyższych rozwiazań wymaga odpowiedniego doposażenia elementów współpracujących z systemem rozliczeniowym)

 

• automatyzacja na poziomie stanowiska kasowego KASA
• wykorzystanie kodów kreskowych na odcinkach zapłat.
• transport /export pliku z wpłatami za usługi do systemów rozliczeniowych.

(KASA prowadzi oczywiście wszystkie operacje gotówkowe Zakładu nie tylko wpłaty od odbiorców usług.)

 

• automatyzacja na poziomie stanowiska bankowego BANK
• wykorzystanie kodów kreskowych na odcinkach zapłat (o ile bank je dostarcza).
• przetwarzanie ręczne listy wpłat z banku.
• transport /export pliku z wpłatami za usługi do systemów rozliczeniowych.

Główne składniki pojawiające się w systemie ręcznej automatyzacji wpłat:

Moduł współpracy z KASĄ / BANKIEM (księgowanie raportów). 

• Programy KASA / BANK firmy TYTAN umożliwiają wyświetlenie listy płatników oraz należności z kartotek programu ZBYT /WYWÓZ /FAKTURY ... i tworzenia zbioru wpłat z odpowiednim oznaczeniem systemu do którego mają być później wczytywane. Odpowiednie pliki są tworzone z wykorzystaniem odpowiednich opcji w menu programów KASA i BANK. Programy rozliczeniowe ZBYT /WYWÓZ /FAKTURY posiadają moduł do wczytywania raportów z KASY i wyciągów bankowych z BANK. Moduł księgowania raportów umożliwia podgląd list wpłat, konkretnych wpłat w listach i oczywiscie zaksięgowanie, automatyczne w odpowiednich kartotekach programów rozliczeniowych. Proces księgowania odbywa się automatycznie, jedynie sytuacje niestandardowe są sygnalizowane operatorowi dźwiękowo z prośbą o akceptację propozycji automatu.

Moduł drukowania kodów kreskowych.   

• Na drukarce stacjonarnej można drukować kod kreskowy /dotyczy wybranych typów drukarek/. Obecnie są obsługiwane m.in. drukarki laserowe i atramentowe (HP, OKI, XEROX , inne ..) z językiem PCL 5/6 oraz drukarki starsze OKI 521/0, 3320/1, 395, SEIKOSHA BP-5780 II, EPSON SQ 1170 ( z opcją drukowania kodów kreskowych),  Kod kreskowy drukowany jest na odcinku do zapłaty. Wykorzystanie tej opcji powoduje zdecydowane przyspieszenie rejestracji wpłat w programie KASA, ZBYT WYWÓZ ...

2./Poziom automatyzacji elektronicznej- systemy ewidencji wpłat masowych.

Elektroniczna współpraca firmy z bankiem opiera się na umowie podpisanej z bankiem w zakresie "automatycznej identyfikacji wpłat masowych". Każdy kontrahent firmy reguluje należności podając na przelewach indywidualne konto bankowe, natomiast bank automatycznie zakłada subkonto dla każdego kontrahenta.Uruchomienie współpracy z bankiem na tym poziomie - obsługa wpłat masowych jest bardzo proste. Poza umową z bankiem dochodzi program SUMATOR i kilka drobnych komponentów.

Celem programu SUMATOR jest współpraca z bankami w zakresie automatycznego wczytywania wpłat przekazywanych drogą elektroniczną w oparciu o indywidualne konta bankowe kontrahentów.

 Zasada współpracy programu fakturujacego a systemu bankowego polega na:

• drukowaniu na rachunkach, odcinkach do zapłaty czy specjalnych formularzach  poleceń przelewu przez programy fakturujące ( Zbyt Wody, Zbyt Gazu, Zbyt Ciepła, Wywóz Nieczystości, Fakturowanie) specjalnie nadawanych, indywidualnych kont bankowych.
• konta te są zgodne z zasadami narzuconymi przez bank prowadzący tą usługę.
• W czasie drukowania ustalane jest (przez program TYTAN ) konto bankowe dla każdego płatnika i wdrukowywane jest w odpowiednich rubrykach.
• Firmy i osoby fizyczne dokonują wpłat za pomocą odcinków do zapłaty, wydrukowanych blankietów przelewów lub na innych drukach w dowolnych placówkach przyjmujacych wpłaty/przelwy
• placówki pocztowe, banki tradycyjne, banki internetowe, punkty kasowe, punkty kasowe w placówkach handlowych -VIABillbird, inne placówki, systemy e-bankowości.
• Bank prowadzący przetwarza takie wpłaty i powstaje plik z wpłatami dziennymi.
• Bank dostarcza plik  z wpłatami.  Dostarczenie pliku to mail, specjalna aplikacja pobierająca go z banku, systemy kodowania. Plik bankowy składa się z wierszy ( rekordów) zawierających kompletne i wymagane informacje o wpłatach,
• Przy wykorzystaniu programu SUMATOR Firmy Tytan, dokonywana jest analiza przesłanych plików tekstowych z banku i wczytanie wpłat do bazy danych programu Sumator.
• Z programu SUMATOR dokonywany jest eksport wpłat do programów fakturujących (Zbyt Wody, Zbyt Gazu, Zbyt Ciepła, Wywóz Nieczystości, Fakturowanie) i automatyczny zapis wpłat do kartotek.

Główne składniki pojawiające się w systemie elektronicznej automatyzacji wpłat:

Moduł generowania indywidualnych kont bankowych.  

• Dla każdego płatnika, generowane jest indywidualne konto bankowe, które drukowane jest na: fakturach, notach odsetkowych, wezwaniach do zapłaty, poleceniach przelewu lub na odcinkach z faktur z PSION-a. Ten moduł wykorzystywany jest przy uruchomieniu współpracy z bankiem dotyczącej elektronicznego rozpoznawania wpłat.

Program SUMATOR.

• Program SUMATOR stanowi ogniwo łączące firmę z bankiem w zakresie analizy, weryfikacji i zapisywania w kartotekach programów fakturujących wyciągów bankowych z wpłatami.

ZAPRASZAMY DO STOSOWANIA TYCH ROZWIAZAŃ, OFEROWANA PRZEZ NIE OSZCZEDNOŚĆ CZASU I WYDAJNOŚĆ JEST WARTA TAKIEJ INWESTYCJI !