Elektroniczne wpłaty to ułatwienie i przyspieszenie procesu potwierdzania wpłat w programach.
Elektroniczna współpraca firmy z bankiem pozwala na automatyczne i bezbłędne rozpoznawanie wpłat klientów dokonanych za wystawione faktury.
Wprowadzenie do zagadnienia:
Elektroniczna współpraca firmy z bankiem opiera się na umowie podpisanej z bankiem w zakresie "automatycznej identyfikacji wpłat masowych". Każdy kontrahent firmy reguluje należności podając na przelewach indywidualne konto bankowe wdrukowywane na fakturach, natomiast bank przekazuje codziennie plik ze wszystkimi transakacjami -wpłatami. Uruchomienie współpracy z bankiem na tym poziomie - obsługa wpłat masowych jest bardzo proste. W firmach wystawiających masowo faktury, czas zaksięgowania wyciągu bankowego skraca się w wyniku tego ułatwienia kilkudziesięciokrotnie.
Opis działania mechanizmu elektronicznych wpłat i potwierdzeń:
· Program fakturujący, podczas drukowania faktur, not odsetkowych, upomnień lub formularzy przelewu, drukuje indywidualne konto bankowe wygenerowane automatycznie dla każdego kontrahenta
· Każdy kontrahent firmy reguluje swoje zobowiązania podając na przelewach indywidualne konto bankowe.
· Bank automatycznie ( w momencie wpływu pieniędzy ) wyodrębnia wszystkie wpłaty i gromadzi ich komplet w pliku dedykowanym dla konkretnej firmy.
· Bank dostarcza firmie plik tekstowy z listą wpłat.
· Program SUMATOR firmy Tytan wczytuje wpłaty do bazy danych (z podesłanego przez bank pliku ), następnie dokonywana jest analiza przesłanych z banku danych (operator ma możliwość dokonania korekt) i ostateczne zaksięgowanie wpłat.
· Z programu SUMATOR dokonywany jest automatyczny zapis wpłat do kartotek programów fakturujących (Zbyt Wody, Gazu, Ciepła, Wywóz Nieczystości, Fakturowanie ).
Etapy uruchomienia elektronicznej współpracy z bankiem:
- Podpisanie stosownych umów z bankiem i określenie numerów rachunków bankowych przydzielonych dla wpłat klientów.
- Zakup dodatkowego modułu 'generowanie indywidualnych kont bankowych do programów fakturujących z firmy TYTAN.
- Zakup programu SUMATOR z firmy TYTAN z wzorcem do rozpoznawania pliku przekazywanego przez konkretny bank. Już współpracujemy z bankami: INVEST BANK, PKO BP, BZ WBK, Citibank Handlowy, WestLB Polska, ING BANK Śląski, PBK BH , BANKI SPÓŁDZIELCZE i innymi.
Zalety elektronicznej współpracy z bankiem:
- Dostosowanie się do elektronicznej technologii przekazywania informacji przez banki,
- Oszczedność czasu, uniknięcie błędów, zawsze aktualne wpłaty
- Bardzo szybkie i w pełni zautomatyzowane rejestrowanie wpłat,
- Wdrożona elektroniczna współpraca z bankami umożliwi po zebraniu doświadczeń uruchomić kolejne kanały współpracy elektronicznej ze środowiskiem zewnętrznym firmy.
|
|